Die Digitalisierung ist die Lösung für einen optimalen Arbeitsablauf

Der Kunde ist klar. Er will seine neuen Fenster lieber früher als später. Dieser Trend erfordert natürlich einen verkürzten Workflow beim Hersteller. Um dies zu erreichen - und dabei den Überblick zu behalten - bietet Klaes die richtigen Software-Tools. Denn das ist nur mit digitalen Lösungen möglich.

Der Klaes Info Manager sorgt für die notwendige Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Über persönliche Dashboards, eine Teamübersicht, Kundendaten und Projektdateien kann jeder Mitarbeiter jederzeit geordnet auf alle Informationen zugreifen.

Mit einer anderen Arbeitsweise werden Sie hier nie das gewünschte Ergebnis erzielen. Aufgaben, Informationen und auch Dokumente müssen zielgerichtet erstellt werden, und wenn Anpassungen erforderlich sind, sollten diese auch sofort umgesetzt werden können.   

Digitalisierung ist ein Schlüsselwort in unserer heutigen Gesellschaft. Klaes bietet maßgeschneiderte Lösungen für jede Art von Unternehmen, von übersichtlichen und flexiblen Lösungen für den Handel bis hin zu voll integrierten und kompatiblen ERP-Programmen für die industrielle Produktion.

Gezielte Kommunikation
Der Klaes Info Manager sorgt für die notwendige Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Büro, am Arbeitsplatz und in der Werkstatt und spart durch Automatisierung viel Zeit und Arbeit. Das flexible Tool organisiert und optimiert den Arbeitsablauf sowie die Übergänge zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen. Dies sorgt automatisch auch für transparente Prozesse und einen effizienten Arbeitsablauf.

Über persönliche Dashboards, eine Teamübersicht, Kundendaten und Projektdateien kann jeder Mitarbeiter jederzeit geordnet auf Notizen, Aufgaben, Nachrichten und andere Informationen zugreifen. So sind alle notwendigen Informationen für jeden Beteiligten jederzeit verfügbar. Abhängig von den vordefinierten Kommunikationsabläufen generiert der Klaes Info Manager automatisch E-Mails und Informationen für Mitarbeiter und Aufträge können ebenfalls aktiviert werden. So wird z.B. der Verantwortliche in der Werkstatt automatisch informiert, wenn der Kunde den Auftrag bestätigt hat, und der Verkäufer wird benachrichtigt, wenn die erste Zahlung eingegangen ist. 

Produzieren aus einem Netzwerk
Man muss sich nur vor Augen führen, wie viel Zeit es täglich kostet, Produktionsinformationen aufzuschreiben, zu sortieren und zu verteilen, wie oft in der Werkstatt die richtigen Informationen, Teile oder Materialien gesucht werden müssen oder wie oft auf einer Baustelle Teile knapp werden und zusätzlichen Aufwand erfordern. Da wird schnell klar, dass ein gutes digitales Informationssystem über das Netz für alle Beteiligten nur von Vorteil sein kann.

Mit Klaes e-prod sind alle Informationen über laufende Produktionen digital verfügbar und die Beteiligten sehen genau die Informationen, die sie in diesem Moment benötigen. Jede abgeschlossene Phase im Geschäftsprozess wird mit den notwendigen Kommentaren versehen, die dann automatisch dem Mitarbeiter in der nächsten Phase zur Verfügung stehen, bei Bedarf auch mit Informationen über den richtigen Standort von Teilen und Materialien im Lager.

Die Planung kann daher auch auf sehr einfache Weise angepasst werden. Mit ein paar Mausklicks können Informationen aus dem System entfernt und durch andere Daten ersetzt werden. Darüber hinaus können auch die Kunden korrekt informiert werden, da man jederzeit sehen kann, wo sich ein bestimmter Auftrag in der Produktion befindet. Über das Tool "Qualitätsmanagement" erhalten die Beteiligten auch Informationen über die Produktionssteuerung. Alle Aufträge, Tests, Kontrollen, Wartungsarbeiten und Fehler werden mit Klaes e-prod automatisch zentralisiert. Die Ergebnisse und Vorfälle werden archiviert und es wird überwacht, ob die geforderten Maßnahmen auch tatsächlich durchgeführt werden.

Alle Dokumente direkt zur Hand
Trotz der Digitalisierung spielen Papierdokumente immer noch eine wichtige Rolle, allerdings nicht für interne Abläufe. Dank Klaes Dokumentenmanagement werden Papierdokumente in einem digitalen Workflow automatisch in Daten umgewandelt. Sie werden mit allen anderen vorhandenen Daten und Mails zusammengeführt. Auf diese Weise wird das zeitaufwändige Dokumentenmanagement minimiert. Vor allem die Suche nach einem bestimmten Dokument, einer bestimmten Mail oder Notiz erfordert täglich zusätzlichen Aufwand.

Mit diesem Software-Tool von Klaes sind alle Informationen an der richtigen Stelle und können für jeden einzelnen Kunden oder jedes Projekt eingesehen werden. Die Suchfunktion ermöglicht es dem Benutzer auch, Informationen zu einem bestimmten Thema zu suchen. Der Arbeitsablauf wird effizienter und kürzer, da Dokumente an mehrere Stellen gleichzeitig geschickt werden können, z. B. für die Freigabe von Aufträgen oder Rechnungen. 

Text: Johan Debaere   Bild: Klaes
Gekennzeichnetes Bild: Mit Klaes e-prod sind alle Informationen zu laufenden Produktionen digital verfügbar. Mit jeder abgeschlossenen Phase im Geschäftsprozess werden die notwendigen Kommentare hinzugefügt, die dann automatisch dem Mitarbeiter in der nächsten Phase zur Verfügung stehen.