Innoverend digitaliseren leidt tot procesoptimalisatie

Vanuit het logistiek centrum in Doetinchem worden elke dag duizenden producten verstuurd naar klanten binnen de gehele bouwkolom, of naar een van de acht vestigingen die het bedrijf rijk is. Dozon doet het goed, niet omdat zij dat zelf vinden, maar omdat de klanten dat aangeven. Zo ook de klanten in de kozijnenindustrie. Het geheim van de smid: vakkundige support en een bestelgemak dat zijn weerga niet kent. Dozon investeert dan ook voortdurend in het innoveren van alle digitale technologie rondom het bestelproces. We spreken ten kantore in Doetinchem met Mark Kuiperij, accountmanager noord en oost Nederland en met Marcel Melgers, accountmanager west- en zuid-Nederland, beiden actief in de kozijnenindustrie voor Dozon.

Mark opent het gesprek: “We leveren aan elke professional in de kozijnenindustrie, van ZZP’er tot en met de timmerfabrikant. Je hebt het dan over twee uitersten qua bedrijfsgrootte, met als gevolg dat zij andere behoeften hebben als het om bestellen gaat. Onze digitale oplossingen vullen dat prima voor hen in. Een ZZP’er zal meer behoefte hebben aan het doorvoeren van ad hoc bestellingen, vanaf de bouw of ’s avonds vanuit huis. Daar is de Dozon App ideaal voor. Een grote timmerfabrikant wil materiaal uit voorraad kunnen pakken en wil geen omkijken hebben naar voorraadbeheer. Om ervoor te zorgen dat er niet misgegrepen wordt, is er bijvoorbeeld het QuWiki bestelsysteem.”

Daar voegt Marcel aan toe: “De binnendienst blijft echter altijd een stuk fysieke eindcontrole uitvoeren. Stel dat een klant ineens zaken bestelt, die afwijken van zijn normale afname, dan trekken we even aan de bel, om te checken of het daadwerkelijk om het bestellen van iets nieuws gaat, of dat er wellicht sprake is van een bestelfout.”

Het QuWiki bestelsysteem dat door Dozon wordt aangeboden, heeft bij veel bedrijven al bijgedragen aan een stuk procesoptimalisatie. Onlangs is de QuWiki verbeterd. In plaats van de bestaande QuWiki Box wordt nu het QuWiki Board aangeboden maar de gedachte erachter is hetzelfde. Wanneer een magazijnmedewerker van een bepaald artikel het laatste exemplaar heeft uitgegeven, dan pakte hij voorheen de QuWiki kaart van dat artikel en deed het in de QuWiki Box. Die kaart werd gescand en de bestelling werd automatisch doorgestuurd aan Dozon. Nu hebben we een QuWiki Board, waar de kaarten ingestoken kunnen worden en zichtbaar blijven voor de magazijnmedewerker. “Elke dag om 16.30 uur worden automatisch de in het Board gestoken kaarten gescand,  waarna de totale bestelling bij Dozon binnenkomt”, legt Marcel uit. “De chauffeur kan zelfs de levering bij de klant inpakken, hoe gemakkelijk wil je het hebben? Overigens kunnen we op deze basis ook werkbussen inrichten.”

Dozon sluit naadloos aan op de trend om papierloos te werken. “We houden bij welke ERP-software er bij klanten het meest gebruikt wordt en zorgen ervoor dat er een koppeling kan plaatsvinden met onze systemen. Dat maakt het mogelijk om order gestuurd te werken”, legt Mark uit. “Wij kunnen aan de hand van de werkvoorbereidingsgegevens van de klant zien wat er voor een project nodig is en zorgen ervoor dat de benodigde materialen daar op tijd binnen komen.”

Ook de Dozon App wordt weer verbeterd. Marcel: “Er komt een verbeterde zoekfunctie in de App en een aantal extra functies, zoals een uitbreiding met een Budget Shop. Klanten kunnen daarin voor hun personeel een budget instellen voor kleding en gereedschap, op basis van een door henzelf samengesteld artikelenpakket. Ook kan er gekozen worden om de bestelling op de zaak of bij de gebruiker thuis te laten afleveren. Gemak dient de mens!”

Naast de update van de App wordt er ook hard gewerkt aan de website. De gloednieuwe website zal nog dit najaar live gaan, met een volledige nieuwe look en feel en veel nieuwe en verbeterde functionaliteiten. Helemaal klaar voor de toekomst! Dozon beweegt mee met de behoeften van de klant. Ook nieuwkomers binnen het digitaliseringsverhaal worden professioneel geholpen: “Klanten die voor het eerst digitaal gaan, begeleiden we en voorzien we van alle support. Er gaat soms een wereld voor hen open”, concludeert Mark. Marcel merkt op: “Weet je wat mooi is? Klanten die nog steeds met een bestelling die geschreven staat op een stuk panlat aan de balie komen. Wel, die krijgen vanzelfsprekend ook gewoon hun spullen en alle advies.”

Dozon investeert in de klant en in diens voorraad. “Zo grijpt de klant nooit mis”, legt Marcel uit. “We inventariseren de jaarbehoefte van onze vaste klanten en zorgen dat we altijd voldoende op de schappen hebben liggen. Voor de klant betekent dit zekerheid. Op die manier waarderen we de loyaliteit van de klant, met een stuk loyaliteit vanuit Dozon”, zegt Marcel tot besluit.