Wer bei einem Projekt alles auf dem Papier festhält, verliert viel Zeit

Die Kunden werden immer anspruchsvoller. Dem können die Unternehmen letztlich nur gerecht werden, wenn sie auf eine papierlose, digitale Organisation aller Prozesse setzen.

Klaes entwickelt seit vielen Jahren innovative Softwarelösungen für Fenster- und Türenhersteller sowie für Wintergartenbauer. Eine multifunktionale Baumstruktur, die alle Dokumente enthält, bildet den Kern und wird durch intelligente Lösungen wie den Klaes Info Manager, die DMS-Integration und e-prod ergänzt.

Gezielte Kommunikation

Der Klaes Info Manager organisiert und optimiert Arbeitsabläufe und auch Übergänge zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen. Das Tool sorgt für die notwendige Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Büro, am Arbeitsplatz und in der Werkstatt und spart durch Automatisierung viel Zeit und Arbeit. Über persönliche Dashboards, eine Teamübersicht, Kundendaten und Projektdateien kann jeder Mitarbeiter jederzeit geordnet auf Notizen, Aufgaben, Nachrichten und andere Informationen zugreifen. Alle notwendigen Informationen sind für jeden Beteiligten jederzeit verfügbar. So wird beispielsweise bei der Erstellung des Lieferscheins automatisch eine E-Mail mit den weiteren Schritten sowohl an den Kunden als auch an den Außendienstmitarbeiter gesendet. Gleichzeitig werden die Logistikmitarbeiter angewiesen, den Versand vorzubereiten. 

Alle Dokumente direkt zur Hand

Wer bei einem Projekt alles auf Papier festhält, verliert viel Zeit. Dank Klaes Dokumentenmanagement werden Papierdokumente in einem digitalen Workflow automatisch in Daten umgewandelt. Sie werden mit allen anderen vorhandenen Daten und Mails zusammengeführt. Auf diese Weise wird das zeitaufwändige Dokumentenmanagement minimiert. Aufgaben wie das Prüfen, Unterschreiben oder Genehmigen werden mit einem grafischen Workflow-Konfigurator individuell für jedes Unternehmen angepasst. Der Workflow wird kürzer, da mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können, da alle Projektbeteiligten auch auf alle Dokumente und Dateien zugreifen und diese ändern können. Mit diesem intelligenten Software-Tool von Klaes werden alle Informationen automatisch an der richtigen Stelle gespeichert und nach Kunden und Projekten gefiltert, wodurch die täglichen Aufgaben wesentlich effizienter werden.

Produzieren aus einem Netzwerk 

Man muss sich nur vor Augen führen, wie viel Zeit es täglich kostet, Produktionsinformationen aufzuschreiben, zu sortieren und zu verteilen, wie oft in der Werkstatt die richtigen Informationen, Teile oder Materialien gesucht werden müssen oder wie oft auf einer Baustelle Teile knapp werden und zusätzlichen Aufwand erfordern. Da wird schnell klar, dass ein gutes digitales Informationssystem über das Netz für alle Beteiligten nur von Vorteil sein kann. 

Klaes e-prod kümmert sich in erster Linie um die Verteilung der Daten in der Produktion. An jedem Arbeitsplatz werden den Beteiligten genau die Informationen angezeigt, die in diesem Moment benötigt werden. In einigen Fällen werden auch Bilder, Zeichnungen und Skizzen oder komplette Dateien zur Verfügung gestellt. Jede abgeschlossene Phase wird mit den notwendigen Kommentaren versehen, die dann automatisch dem Mitarbeiter der nächsten Phase zur Verfügung stehen. 

Anpassungen sind im Handumdrehen erledigt - mit wenigen Mausklicks werden Daten aus dem System entfernt und durch andere ersetzt. Über das Tool "Qualitätsmanagement" erhalten die Beteiligten zudem Informationen über etwaige Fehler und deren Behebung. Auch eine kontinuierliche Qualitätskontrolle während des Produktionsprozesses kann automatisch durchgeführt werden.