Wie kann man die Kommunikation und die Arbeitsabläufe in einer Schreinerei optimieren?

Produktionsbetriebe und vor allem Tischler, die selbst produzieren oder montieren, müssen ständig über die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe wachen. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass bei jedem Projekt, von der Anfrage bis zur Bezahlung, die Kontrolle gewahrt bleibt und der Fortschritt gesichert ist.

Eine gute Kommunikation sorgt dafür, dass der gesamte Betriebsprozess reibungslos abläuft, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit internen und externen Abteilungen. Am besten ist es, über eine solide Planungssoftware zu verfügen, die Rollen, Aufgaben und Tickets verwendet.

Rolle

Rollen werden Ihren Mitarbeitern zugewiesen. Eine Rolle kann ausgeführt werden von :

● mehrere Kollegen aus der gleichen Abteilung zusammen, z. B. Vertriebsmitarbeiter

● mehrere Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammen, z. B. bei einer Planungssitzung.

Der Geschäftsführer oder ein Angestellter in kleineren Organisationen, der mehrere Aufgaben übernimmt.

Eine Rolle besteht aus einer Reihe von Aufgaben. Zum Beispiel kann der Kauf Farben und Optionen klären, das Bestellformular auf der Website ausfüllen, die Auftragsbestätigung prüfen oder die tatsächliche Lieferung bestätigen.

Aufgaben

Durch die explizite Benennung der Aufgaben, die Zuweisung einer verantwortlichen Person und die sichtbare Verfolgung der Aufgaben wird Klarheit für die gesamte Organisation geschaffen. In einem soliden Planungspaket können Sie angeben, wer Aufgaben registrieren kann und wer darf.

Einige Aufgaben, wie z. B. die Feststellung, wer wann Messungen vorgenommen hat, können von jedem erledigt werden. Andere Aufgaben, wie z. B. die Überprüfung der Zahlung, dürfen nur von der verantwortlichen Person durchgeführt werden.

Eintrittskarten

Die Registrierung zeigt lediglich den Status des Projekts an, ersetzt aber keinesfalls die Kommunikation, die per Telefon oder E-Mail direkt zwischen den Beteiligten stattfindet.

Und dann werden Tickets wichtig. Ein Ticket ist die Beschreibung einer auszuführenden Aktion im Planungspaket. Der große Vorteil ist, dass auch andere, die die Datei öffnen, sehen können, dass noch unbeantwortete Tickets angehängt sind. Und das ist viel bequemer, als wenn man seine E-Mails durchsuchen muss.

Fallbeispiel: Ein Kunde ruft an, um ein Detail zu ändern, und bittet den zuständigen Mitarbeiter, zurückzurufen. Es gibt dann 2 Möglichkeiten:

● Sie können eine E-Mail an die zuständige Person senden und alle anderen in cc setzen. Ergebnis: garantierte Fehlkommunikation

Sie können im Planungspaket ein Ticket erstellen, es an das Projekt anhängen und eine Erinnerung an die zuständige Person senden. Sobald sich die Person wieder anmeldet, sieht sie die Nachricht.

Pop-up-Benachrichtigungen

Zusätzlich sorgt ein Pop-up dafür, dass interessante Punkte innerhalb eines Projekts angezeigt werden. Es ist ein sehr praktisches Werkzeug, damit jeder es berücksichtigen und entsprechend handeln kann.

Sobald ein Mitarbeiter ein Projekt, eine Rechnung oder eine Anwendung öffnet oder ändert, kann ein Pop-up-Fenster erscheinen mit Meldungen wie: Datei gesperrt oder Konten prüfen, bevor Sie Änderungen vornehmen!

Schlussfolgerung

Ein gutes Planungspaket stellt daher sicher, dass alle betrieblichen Abläufe kontrolliert, überwacht und optimal gestaltet werden.

Sie fragen sich, wie dies in der Praxis umgesetzt werden kann?

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