ERP-Systeme für projektorientierte Unternehmen

Projektbasierte Unternehmen verlangen nach einem ERP-System, in dem Ergebnis und Prozess optimal abgedeckt sind und effizienter ablaufen können.

Projektorientierte Unternehmen gibt es in fast jeder Branche. NGOs, Architekturbüros, Baufirmen oder Ingenieurbüros, sie alle arbeiten zum Teil an Projekten. Die Herausforderungen, mit denen all diese Unternehmen konfrontiert sind, sind ebenso vielfältig. Projektkosten müssen kalkuliert und verwaltet, Gewinnspannen berücksichtigt und die Erwartungen der Kunden und der eigenen Mitarbeiter erfüllt werden.

Dies sind nur einige der Herausforderungen, und je nach Branche werden noch weitere hinzukommen. ERP-Systeme helfen, all diese Herausforderungen auf moderne und intelligente Weise zu bewältigen. Wie genau diese funktionieren, was die Vorteile für projektbasierte Unternehmen sind und warum man sich die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems gut überlegen sollte, wollen wir in diesem Artikel erläutern.

Definition - was ist ein ERP-System?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning und beschreibt allgemein die Aufgabe eines Unternehmers, alle dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal und effizient einzusetzen. Zu diesen Ressourcen können neben den eigentlichen Arbeitsmitteln wie Werkzeugen, Maschinen, Fahrzeugen und zu verarbeitenden Rohstoffen, Produkten etc. auch Personalressourcen gehören.

Ein ERP-System ist nichts anderes als eine Lösung dafür - die optimale Nutzung aller Ressourcen für das Unternehmen. Dabei sind die Lösungen im Laufe der Jahre immer intelligenter geworden. Alle Prozesse, die in einem Unternehmen ablaufen, werden in ERP-Systemen abgebildet und optimiert.

Von der Kontoerstellung über die Projektplanung bis hin zur Urlaubsplanung der Mitarbeiter sollte versucht werden, ein möglichst vollständiges Gesamtbild des Unternehmens zu erstellen. Dabei werden viele dieser Prozesse vereinfacht und optimiert.

Grundsätzlich bündelt ein ERP-System alle Daten eines Unternehmens an einer zentralen Stelle und verbindet so zeit- und kostensparend die isolierten Prozesse und Abteilungen eines Unternehmens.

Für projektorientierte Unternehmen gibt es mehrere spezifische ERP-Lösungen auf dem Markt, die die Anforderungen dieser Organisationen optimal abdecken. Im Folgenden möchten wir einige der wesentlichen Funktionen eines ERP-Systems für derartig arbeitende Unternehmen betrachten und damit seinen konkreten Nutzen ermitteln.

Die Quintessenz von allem - Daten

Die zentrale Speicherung von Daten ermöglicht es einem ERP-System, darauf zu blicken und neue spannende Zusammenhänge zu ermitteln. Dabei spielt die Datenqualität eine entscheidende Rolle. Sind die Daten verkehrs- oder fehlerbehaftet, kann ihr Potenzial nicht voll ausgeschöpft werden. Bei projektbasierten Unternehmen sind dies neben den allgemeinen Geschäftsdaten vor allem die Projektdaten, die unsortiert auf verschiedenen Rechnern in einem Unternehmen liegen können.

Gegenwärtig nutzen nicht einmal 5% der projektbasierten Unternehmen die Daten aus vergangenen Projekten, um eine geeignete Datenbasis für kommende Projekte zu schaffen.

Darüber hinaus können diese Daten wertvolle Erkenntnisse für künftige Projekte liefern. Durch die Analyse kann festgestellt werden, wo in der Vergangenheit Krisen aufgetreten sind, welche Ressourcen erschöpft wurden und welche nicht usw.

Auftretende Fehler können ebenso berücksichtigt werden wie Best-Practice-Modelle. Mit einem projektbasierten ERP können Aufwandsberechnungen erstellt werden, die zeigen, wo die Projektlaufzeiten in der Vergangenheit unterschätzt wurden, wo Effizienzverbesserungen bereits zu Ergebnissen geführt haben und wie die Ressourcen am besten eingesetzt werden können.

Individualisierbare Dashboards schaffen diesen Überblick

Die Daten bilden die Grundlage für die Arbeit mit einem ERP-System in der Gegenwart. Vor allem historische Projektdaten helfen bei aktuell laufenden Projekten. Diese können einfach und bequem über Dashboards live überwacht werden. Oft laufen mehrere Projekte parallel nebeneinander und müssen zeitgleich koordiniert werden.

Für die einzelnen Projekte werden die relevanten Prozessschritte benutzerfreundlich und übersichtlich dargestellt, so dass der jeweilige Status eines Projektes überwacht werden kann. Darüber hinaus erlaubt die allgemeine Funktionalität eines ERP-Systems jedem Mitarbeiter mit Zugriffsrechten, die relevanten Daten zu bearbeiten, so dass alle mit den gleichen Informationen arbeiten können. Dies verbessert die Kommunikation nachhaltig, beschleunigt die Prozesse enorm und reduziert Fehler.

Das Management kann alle Projekte gleichzeitig im Auge behalten und sicherstellen, dass jeder seinen Zeitplan einhält. Bleibt ein Projekt an einer Stelle stecken, kann es schnell erkennen, warum und welcher Mitarbeiter dafür zuständig ist. Ist dieser z.B. krank, kann aufgrund der zentral gesicherten Daten ein anderer Mitarbeiter diese Aufgabe übernehmen. Das sorgt letztlich dafür, dass Termine besser eingehalten und Projektkosten eingedämmt werden können.

Einfachere und effizientere Gestaltung von Projekten

Ein konkreter Projektplan ist immer der erste Schritt bei der Erstellung eines Angebots. Mit den Daten aus vergangenen Projekten lassen sich viele Prozesse der Angebotserstellung leicht automatisieren. Zudem können die verfügbaren Ressourcen sofort ermittelt werden und das ERP-System kann für jede Anfrage Bestände, Materialien und Personalressourcen abgleichen, so dass sofort ersichtlich ist, ob ein Projekt in der dafür vorgesehenen Zeit realisiert werden kann und welche zusätzlichen Schritte dafür gegebenenfalls erforderlich wären.

Ein ERP-System hilft zusätzlich mit präzisen Daten für Angebotsphasen bei Projektausschreibungen, für die Budgetplanung und -verwaltung sowie bei der Festlegung von Zeit und Abrechnung eines Projekts. Denn wenn ein Angebot den Zuschlag erhält, können die im Angebot angebotenen Parameter leicht in die Projektplanung übernommen werden. All diese Optimierungen führen letztlich zu einem besseren Cashflow und einer insgesamt höheren Rentabilität.

Kundenbeziehungen besser verwalten

In einem ERP-System sind in der Regel auch Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement integriert. Sogenannte CRM-Systeme sind jedoch oft auch als Insellösungen erhältlich, entfalten aber meist erst in Kombination mit einem ERP-System ihre volle Stärke.

In einem CRM-Modul innerhalb eines ERP-Systems werden spezielle Kundenakten angelegt, in denen verschiedene Kontaktdaten und alle historischen Berührungspunkte mit dem Kunden dargestellt werden. Das hat viele Vorteile. Kundenanfragen können wesentlich schneller bearbeitet und beantwortet werden, unabhängig vom beteiligten Mitarbeiter.

Durch die Anbindung an das ERP-System können zudem Kundendaten schnell analysiert und neue Erkenntnisse über den Kunden gewonnen werden. Dies verschafft letztlich einen entscheidenden Vorteil im Rennen um eine Ausschreibung. Gerade bei größeren Projekten gewinnt nicht immer der Billigste, sondern derjenige, der es schafft, den Kunden restlos zu überzeugen. Genau dafür ist ein CRM-Modul für projektbasierte Unternehmen nahezu unverzichtbar.

Cloud oder lokal und wo liegt der Unterschied?

Eine zentrale Frage bei der Einführung von ERP-Systemen ist die Frage, wie sie in ein Unternehmen integriert werden sollen. Es gibt keine klare Antwort auf die Frage für oder gegen einen bestimmten Weg. Vielmehr bestimmen mehrere Faktoren diese Entscheidung. Lokal implementierte ERP-Systeme verursachen anfangs vergleichsweise höhere Investitionen, haben dann aber geringere Fixkosten. Die Wartung und Installation des Systems liegt dann aber bei Ihnen.

Wählt man ein System aus der Cloud, entfällt der Wartungsaufwand und man kann das System direkt über einen Web-Client starten. Allerdings sind hier die monatlichen Lizenzgebühren oft höher und ein System kann nicht immer individuell auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden. Wofür man sich letztlich auch entscheidet, man sollte wissen, dass dies eine weitreichende Entscheidung für die gesamte Arbeitsweise in einem Unternehmen ist.

Genauso weitreichend wie die Wahl des richtigen Anbieters. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Softwarehersteller und Dienstleistungsunternehmen, die sich auf ERP-Systeme für bestimmte Branchen spezialisiert haben. Ein Lastenheft hilft, den richtigen Anbieter für die Durchführung des ERP-Projekts zu finden und dabei die eigenen Ziele, die man mit einem ERP erreichen will, nicht aus den Augen zu verlieren.

ERP-Systeme für projektbasierte Unternehmen verfügen zusätzlich über verschiedene Funktionen wie Nachrichtenfunktionen, Kapazitätsplanung, Logistik- und Finanzmanagement, Werkzeugverwaltung, Fehlermanagement, Beziehungsverwaltung oder auch Arbeitszeitmanagement usw., die, richtig zusammengespielt, einen enormen Mehrwert für ein Unternehmen darstellen.